Mua hàng là một trong những hoạt động quan trọng của công ty. Công ty có quy trình mua hàng tốt sẽ giúp công ty hoạt động sản xuất kinh doanh trơn tru và hiệu quả. Cụ thể quy trình mua hàng của một công ty tốt sẽ có được nguồn hàng đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh, giúp cho hoạt động sản xuất kinh doanh được tiến hành thuận lợi. Từ đó việc cung ứng hàng hóa diễn ra liên tục, ổn định, tránh đứt đoạn. Bài viết dưới đây sẽ giới thiệu các kiến thức về lưu đồ quy trình mua hàng của một công ty.
1. Quy trình mua hàng của một công ty là gì?
Quy trình mua hàng của công ty là các bước thực hiện hoạt động mua hàng theo một trình tự nhất định dựa và tính chất nghiệp vụ cũng như quy định của công ty đó.
2. Đặc điểm quy trình mua hàng của một công ty
Khi công ty áp dụng quy trình mua hàng thì sẽ có những ưu và nhược điểm nhất định, dưới đây là một số ưu điểm và nhược điểm của quy trình mua hàng:
Ưu điểm
– Đơn giản hóa các bước công việc mua hàng phức tạp.
– Dễ dàng tăng năng suất và quy mô sản xuất.
– Khả năng cải tiến dễ dàng để tăng năng suất và chất lượng mua hàng.
– Có thể phổ thông hóa yêu cầu chuyên môn khi tuyển dụng.
– Dễ tổ chức hoặc gắn kết thành dây chuyền hoạt động, dây chuyền sản xuất.
– Dễ kiểm tra, giám sát và đánh giá hoạt động mua hàng vì kết thúc bước công việc của người này sẽ là bắt đầu bước làm việc của người khác, nên nếu có sai xót thì rất dễ dàng nắm bắt và kiểm tra lại cũng sẽ đơn giản hơn.
– Dễ ứng phó khi khủng hoảng nhân sự vì đã có quy trình công việc cụ thể nên rất dễ đào tạo cho người mới.
– Dễ bảo mật vì mỗi nhân viên có thể thực hiện một vài bước trong quy trình.
– Thể hiện sự chuyên nghiệp của công ty khi làm việc theo quy trình Nhược điểm
– Có thể rắc rối, rườm rà về thủ tục hành chính khi bắt buộc làm việc theo quy trình, không được đi tắt đón đầu.
– Giới hạn sự sáng tạo khi phải làm việc theo quy trình.
– Dễ tắc nghẽn, đổ vỡ khi trong quy trình có một bước không thực hiện hoặc chậm trễ sẽ dẫn tới các bước sau không thực hiện được hoặc bị chậm trễ theo
3. Lưu đồ quy trình mua hàng của công ty
Mua hàng là giai đoạn đầu tiên của quá trình lưu chuyển hàng hóa, là quan hệ trao đổi giữa người mua và người bán về giá trị hàng hóa thông qua quan hệ thanh toán tiền hàng, là quá trình vốn được chuyển hóa từ hình thái tiền tệ sang hình thái hàng hóa – doanh nghiệp nắm quyền sở hữu về hàng hóa, mất quyền sở hữu về tiền hoặc có trách nhiệm thanh toán tiền cho nhà cung cấp. Mỗi doanh nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh khác nhau sẽ có quy trình mua hàng khác nhau, nhưng về cơ bản quy trình mua hàng của các công ty thường theo các bước sau:
3.1 Lưu đồ quy trình mua hàng
3.2. Nội dung quy trình mua hàng của một công ty.
Lập “Yêu cầu mua hàng”
– Các phòng ban khi có nhu cầu mua hàng hóa, dụng cụ, tài sản, nguyên vật liệu… sẽ làm yêu cầu gửi cho phòng mua hàng để tiến hành mua hàng đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh, các phiếu yêu cầu này do trưởng phòng hay người có trách nhiệm đã duyệt.
– Khi có “Yêu cầu mua hàng”, phòng mua hàng tiến hành phân công cho nhân viên mua hàng, tìm kiếm nhà cung cấp, báo giá các mặt hàng.
Lập “Đề nghị báo giá”
– Từ “Yêu cầu mua hàng”, Phòng mua hàng tiến hành lập “Đề nghị báo giá” gửi các nhà cung cấp truyền thống hoặc các nhà cung cấp mới, đã tìm kiếm được theo các điều kiện các phòng ban đã yêu cầu.
Theo dõi “Báo giá của NCC”
– Nhận các báo giá từ các nhà cung cấp
– Đánh giá nhà cung cấp có khả năng đáp ứng tốt nhất các tiêu chí và điều kiện đã xây dựng
– Lựa chọn nhà cung cấp cuối cùng
– Căn cứ vào báo giá và yêu cầu được phê duyệt, Phòng Mua hàng tiến hành lập và theo dõi “Hợp đồng / Đơn đặt hàng mua”.
Tùy theo đặc thù của doanh nghiệp, tính chất mua bán mà lập Đơn hàng hay Hợp đồng mua hay là chứng từ xác nhận.
Phê duyệt Báo giá của Nhà cung cấp
– Các báo giá của NCC sẽ được BLĐ xét duyệt dựa trên các thông tin sau:
+ So sánh báo giá và các điều kiện mua hàng cùng một mặt hàng của các nhà cung cấp khác nhau
+ So sánh báo giá mới với báo giá cũ cho cùng một mặt hàng của các nhà cung cấp khác nhau
Lập “Hợp đồng/ Đơn hàng mua”
– Khi chọn được nhà cung cấp sẽ tiến hành lập hợp đồng, trên hợp đồng ghi nhận thông tin của báo giá, điều khoản thanh toán, lịch giao hàng. Gửi đơn đặt hàng hoặc hợp đồng cho nhà cung cấp và thực hiện ký kết đơn hàng hoặc hợp đồng giữa hai bên.
– Trường hợp việc ký hợp đồng có nhiều lần thực hiện, thì sẽ lập đơn hàng cho từng lần thực hiện. Thông tin trên đơn hàng cũng tương tự các điều khoản trên hợp đồng
– Chuyển “Hợp đồng/ Đơn hàng mua” cho các bộ phận liên quan theo dõi: Kế toán căn cứ thanh toán, theo dõi công nợ, Bộ phận kho theo dõi quá trình nhập hàng về kho.
Lập “Đề nghị nhập hàng” và “Đề nghị kiểm hàng”
– Để chuẩn bị cho khâu nhập hàng theo lịch, phòng mua hàng lập “Đề nghị nhập hàng” và “Đề nghị kiểm hàng” gửi các phòng ban liên quan theo dõi thực hiện. Nhập kho
– Khi hàng được vận chuyển đến kho, các thông tin trên Hợp đồng/ Đơn hàng mua (số lượng, thông số kỹ thuật, quy cách…) sẽ làm căn cứ để bộ phận Kho kiểm tra. Các mặt hàng không đạt đúng tiêu chuẩn sẽ phản hồi cho Phòng mua hàng và Phòng mua hàng tiếp nhận và thực hiện các bước trả lại NCC. Các mặt hàng đạt tiêu chuẩn sẽ được tiến hành nhập kho.
– Khi hàng nhập kho, bộ phận kho sẽ nhập số lượng, còn phòng mua hàng sẽ bổ sung thông tin về giá Thanh toán
– Căn cứ vào điều khoản trên hợp đồng và các giấy tờ biên bản liên quan, phòng mua hàng sẽ lập bộ hồ sơ thanh toán
– Phòng Kế toán tiếp nhận và kiểm tra lại, nếu hợp lệ thì tiến hành thanh toán cho Nhà cung cấp nếu không phản hồi lại phòng Mua hàng bổ sung/ chỉnh sửa.
